小売業の次世代システム構想

クライアントは親会社の事情から２年後の決算日変更が決まっていたが、現状、月次決算＋連結報告に1か月近くの日数を要しており、決算日変更に伴う10日間の決算日程短縮は相当に厳しいハードルだった。

情報システムも、店舗のPC端末のログインIDの共用や、固定資産台帳の管理漏れが存在するなど、内部統制上の課題を抱えていた。

決算日程短縮のために、現状調査を行い、下例の改善点を洗い出した。

1. 現行決算日程上で、通常の決算プロセスにない「会計取引の収集」「原課確認」「エビデンス探索」等の非本来業務を整理・排除
2. フロントシステムから会計システムへのデータ接続を、月次接続から日次接続へ変更
3. 契約書等の文書管理プロセスを整理し、属人的な文書管理からの離脱

上記改善点洗い出しの過程で、人手によるデータ授受や、入力画面上の検証機能の不備といった内部統制要件を発見し、改善案を整理した。

この案件では予算と期間の関係で現行システムの温存が前提であった。この場合、新システムが稼働できなかった場合に現行システムに切り戻す措置がとれない。よって、既存の月次接続ルートは温存し、新設する日次接続ルートが万一稼働に漕ぎつけられなかった場合でもシステム処理が止まらないリスクヘッジ策を講じた。

決算日程の短縮は成功し、データの整備・接続タイミングのスピードアップは管理会計(経営管理)の向上にもつながった。

内部統制の整備により、データへのアクセスルートの明示的な確保や不正・誤謬源の特定ができる環境が整った。