労働力人口減少2030年の崖に備えよ
～第3回事務現場への業務改革機能の搭載～

日本の生産年齢人口のピークは1995年、総人口のピークは2008年でしたが、労働力人口のピークは2030年頃と予測します。
2030年を過ぎると何が起きるのか、その前に何をしておくべきか、3回シリーズでお伝えしたいと思います。
　
第1回、第2回では2030年を過ぎると何が起きるのかとその対策を行うための改革人財の確保の方法と、まず取り組むべきDX化について説明しました。
　
第3回の今回は、実際に各種の間接業務を行っている事務の現場において、法制度の変更やステークホルダーの要求等で放っておけば増えていってしまいがちな間接業務量を、実施部門、実施者自らが業務改革の知識と意識を持つことで、地道に愚直に減らし続けていく方法についてご説明します。

労働力人口2030年の崖とは

最初に第1回でお伝えした「労働力人口2030年の崖」について、簡単に振り返りたいと思います。最初からお読みいただける方は第1回からお読みください。

日本の人口が減少していることを知らない方はいらっしゃらないかと思いますが、労働力人口（就業者数と求職者数を足した人数）は実はまだ減ってはいません。女性と65歳以上の労働力人口比率が増えることで横ばい、あるいは微増を維持してきました。

しかしながら今後の予測も含めて人口ピラミッドを見ていただくと、第2次ベビーブーム世代（1971年～1974年生まれ）以降の年齢では、人口が減少し続けていることが見て取れます。第2次ベビーブーム世代がリタイアしてしまえば、最早労働力人口の減少を食い止めることは難しいと考えます。

【図1】人口ピラミッドの推移

労働力人口の維持から減少への変化点は、私共は第2次ベビーブーム世代が60代に差し掛かる2030年から始まると考えており、労働力人口減少期の始まりを「2030年の崖」と呼んでいます。

これまで全体の数としては維持されてきた労働力人口が減少に転じるということは、当たり前ですが人手不足となり、リタイアしていく人数に比べて採用できる人数が少ないため、同じ業務のやり方を続けていくことができないことを意味します。

2030年になるまでにいかに効率化を推進し続けられる業務の仕組みを構築できるかが重要であると考えます。

“BASE業務（今必要な仕事）”を効率化せよ

弊社では、間接業務改革を行う際に、“BASE業務（今必要な仕事）”と“VALUE業務（将来を創る仕事）”という種類分けを使っています。“BASE業務（今必要な仕事）”というのは、25日に給与を支払うために給与計算をしないといけない、とか、末日に支払いを行うためには、受け取った請求書について支払依頼を行わないといけない・・・といった、今日の企業活動を成り立たせるのに必要な業務です。

今日の企業活動を成り立たせるのに必要な業務ですので、当然重要ですし、決まった締切があって、それまでにやらなければなりません。一般的には、このような実務が、より重要度の高い仕事として優先され、それ以外の“VALUE業務（将来を創る仕事）”が、それどころではないとされ、先送りを重ねているケースが少なくありません。

しかしながら、労働力人口減少の崖を控え、効率化すべきは“BASE業務（今必要な仕事）”です。理由は単純で、例えば今、10人の間接部門があり、9割は“BASE業務（今必要な仕事）”をしているとします。
業容拡大、あるいは縮小がなかったとして、今“BASE業務（今必要な仕事）”に9人が必要なのだとしたら、なにもしなければ10年後20年後も9人必要であることでしょう。

ところが、労働力人口の減少という環境からすると、今と同じように10人、あるいは9人を抱え続けることは難しくなっていきます。9人がいないと、今日の企業活動を成り立たせるのに必要な業務ができないとしたら、企業活動自体が存続できなくなる可能性があります。

第1回でもお伝えしましたが、改革を行うにも人が必要ですので、まだ労働力人口減少が本格化していない今のうちに、“BASE業務（今必要な仕事）”をできることなら50％削減し、4人あるいは5人で回せるようにしておくことが重要です。

【図●】20年後の50歳は今の半分しかいない

ポイント1：半分に減らすという目標ありきでやり方を考える

「徹底的な自動化」というと、理想としては当たり前だと感じられる方も多いことと思います。

自動処理になれば、人間がやるよりも速くて正確で、しかも24時間処理し続けてくれる。2030年を待たずして人手不足や高齢化は一部の企業に広がっていますので、自動化に期待されている方は多いように見受けられます。

【図2】様々なDXツールの組み合わせで自動化を追求（イメージ）※作成中

ひとつ注意が必要なのは、現在のプロセスをそのまま自動化するのが良いということではないということです。多くの場合、業務は増築に増築を重ねた古い建物のように過去の経緯を残した複雑なつくりになっています。大企業であればさらに組織の壁、担当の壁が存在し、各部署や各人にとっての個別最適な増築を重ねているので、全社で見ると既に使われていない空き部屋が存在したり、迷宮のような複雑な迂回をしたりしている場合もあります。

とあるお客様で実際に決算で使われているExcelツールの分析をさせてもらったところ、マニュアルに書かれている手順とExcelツールの数式等のロジックの60％が不要なものだった、ということがありました。処理としては必要な部分も単に数式で処理できるものなのに、人間がひとつひとつ数字を拾って足し引きしていくという不思議なプロセスが作られていました。

自動化の推進にあたっては、全社の視点で情報の発生元と、その情報を活用するアウトプットを特定し、その間をできるだけシンプルに繋ぎなおす視点が必要です。

実際にはERPなど市販のパッケージソフトウェアを使うことも多いと思いますが、そういった仕組みの組み合わせでいかにシンプルかつ情報発生元からアウトプットまで、途切れることなく自動で処理できる仕組みとできるかを考えていくこととなります。

情報発生元からの自動化に拘ることを勧めるもう一つの理由は内部統制です。未だに最終的に作られた帳票にハンコを押してJ-SOX用の証跡を作っていらっしゃる企業もありますが、効率化の観点から、ITACとシステムの処理が正確であることの証明、そしてITGCとシステムが適切に管理されていることから問題はないというこの2点の実質的な整備を進めることも極めて重要です。マニュアルコントロールであれば、そもそも人間がチェックをし、さらに内部統制のテストにも負荷がかかりますが、システムコントロールにしてしまえば、コントロールの実施は自動で、内部統制のテストも最低限で済みます。