人事BPOの効果を最大化するAO(アプリケーション・アウトソーシング)

給与計算等の人事業務を外部化する一方で、人事システムの保守業務は自社運用で苦慮されている企業が多くあります。システム保守に従事されていた社員の退職に伴う業務のブラックボックス化、人事部と情報システム部との分断、適正人材の不在等。業務とシステムは両輪です。日本企業の競争力強化に向けて、システム保守も含めたオペレーション業務のゼロ化も重要な課題です。

人事業務の残置ゼロ

人事のオペレーション業務をゼロにしたい。BPOの効果が実感できずBPO企業を変更したい。そうした相談が当社に多く寄せられます。採用・入社、勤怠・給与・社会保険、福利厚生・安全衛生、退職など主要な人事の業務を既にBPOしているにも関わらずです。
その背景には様々な理由があります。

・BPO後も社員が別の作業を新たに作り出している。(パーキンソンの法則)
・BPO後も多品種少量の業務が顧客内に残るため、社員が対応する必要がある。
・BPO後も専門業務や他部門との連携のため、顧客内に人材が残る必要がある。
・BPO後もBPOの品質管理のため、継続して担当者を配置する必要がある。

レイヤーズが2022年に設立した、Horizon One(ジョイントベンチャー) には人事業務の実務経験者が多数在籍しているため、専門業務も含めた幅広い範囲でのサービス提供を実施しています。労務相談、評価、退職金計算、助成金申請、能力開発の企画・実施、更にはバックオフィスコストの予実管理等も実施しています。某情報関連企業の事例においては、当社は顧客の人事部の機能を丸ごと担っており、定型業務だけでなく専門業務、更には経営企画的な業務も実施しています。

Horizon Oneは顧客のオペレーション業務の極小化(ゼロ)の実現を支援します。

【図1】残置業務ゼロに向けたBPO(例)

人事システムの保守業務もゼロ

給与計算等の人事業務を外部化する一方で、人事システムの保守業務は自社運用で苦慮されている企業が多くあります。

人事システムのパラメーターを柔軟に設定できるため、保守業務は属人化してしまう傾向があります。システム保守に従事されていた社員の退職や異動に伴う業務のブラックボックスの顕在化、人事部と情報システム部との分断による業務の硬直化、業務・システムの双方を理解する人材の不在等により、可視化・効率化・外部化が益々困難になっているケースが非常に多くあります。事業環境の変化に伴い人事制度等を大きく改訂する必要性も高まっている中で、人事システムの保守業務の可視化・強化は必須と認識しています。
某大手食品製造業では、人事業務のBPOだけでなく人事システムの保守業務のAO(アプリケーション・アウトソーシング)も含めて、オペレーション業務のゼロ化を目指されています。それはシステム面もセットで外部化しない限り、①人事部門の日々対応する定例的な作業、②発生の都度対応方法を整理・検討して臨む作業、③制度改訂等があった場合に本質的な理解を前提に設定の根幹を変更する作業 が人事部門に残るためです。

Horizon Oneには、人事システム保守業務に精通したチームがあり、現行設定の確認・引継ぎを実施し、設定変遷の紐解きも含めた詳細化を実施します。詳細化する領域の優先付けした上で、データフロー図や設定一覧等を作成した上で、AO(アプリケーション・アウトソーシング)のサービス提供を開始します。

【図2】残置業務ゼロに向けたAO(例)

人事システムのリプレイスにも対応

業務とシステムとを一体で運用(BPO+AO)することで、単体で行うよりも大きなコスト削減が可能です。同時に効果を最大化させるためには、システム最適化も必要です。
ここ最近、某システムのオンプレミス版からクラウド版への切り替えやメーカーのサポート終了に伴い、システムリプレイスを検討したいという企業からの相談を多くいただいています。
また、M&Aを繰り返した結果、グループ間で複数のシステムが走っており統廃合していきたいという企業からの相談も増加しています。なお、複数のシステムを活用されている企業では、同一内容の重複入力、複数システム間のデータ連携の無駄な工数、外注先と連携するためのデータファイルの膨大、割高なシステム運用コスト等、の課題も散見されます。

Horizon OneはBPO・AOと合わせて、マルチベンダーの方針のもと、顧客企業の目指す将来像に合わせた最適なシステム導入・開発・運用も支援いたします。

【図3】システム選定・導入・運用支援(イメージ)

Horizon Oneの人事BPOモデル

Horizon Oneは事業会社での人事実務経験者、社会保険労務士法人/事務所での実務経験者が多数在籍しています。またCOMPANY、SAP、OBIC7、奉行、各種クラウド等、多様な人事システムでの運用経験者も在籍しています。更には人事アプリケーションの導入・運用チームも組成しています。

私たちは人事業務のオペレーション業務ゼロ化に向けて、定型業務だけでなく、専門的な業務でもBPOサービスを提供します。そして人事業務を支えるアプリケーションの保守業務の可視化、AO(アプリケーション・アウトソーシング)サービスを提供することも可能です。更には、BPO・AO対象業務の顧客担当者を在籍出向で受け入れて、多様なリスキル・アップスキルプログラムを通じて、人材流動化の推進も実現します。現在も多数の顧客社員が当社にて多様な研修・業務経験を積んでいます。

Horizon OneはBPOやAOだけでなく、顧客企業の競争力強化に向けて、業務プロセスのあり方、システムのあり方、そして運用体制のあり方を含めて、顧客企業にとって最適なモデルを提案・協議・実現したいと考えています。

【図4】既存BPO対象業務

【図5】BPO+アプリケーションの保守業務

【図6】全体の効率化と最適化(検討イメージ)

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この記事の執筆者

  • 松田 汎未
    松田 汎未
    BPO事業部
    マネージャー
  • 石井 未宇
    石井 未宇
    BPO事業部
    シニアコンサルタント
  • 安部 総一郎
    安部 総一郎
    BPO事業部
    シニアコンサルタント