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PMO

1.PMOとは

 PMOには2種類あり、Project Management OfficeとProgram Management Officeです。
 前者はプロジェクトマネジメントの支援を行う部門や構造システムを言います。PM(Project Manager)をPMOでバックアップしてプロジェクトの成功率を上げることを狙いとします。具体的な役割としては、プロジェクト管理、システムの開発・品質向上、リソースとコストの調整・人材開発等多岐にわたりますが、目的はプロジェクトの成果の品質・納期を確保するためにPMをサポートすることです。
 後者はプログラムマネジメントを執行する組織を言います。個別プロジェクトへの成功のみならず、組織全体の最適化を果たすことを担いとします。具体的な役割としては、プロジェクト間の調整(資源配分等)、プロジェクトの追加・中止の意思決定、プロジェクトの監視・統制・支援等多岐にわたりますが、全てプロジェクト全体で最大効果を発揮するための、最適化管理の仕事になります。
 今回は前者のProject Management Officeについて説明します。

2.PMO導入の狙い

 小規模プロジェクトの場合、PMが1人でプロジェクトを管理することは可能ですが、中規模・大規模プロジェクトの場合、PMが1人でプロジェクトを管理することは不可能になります。なぜならば、プロジェクトの規模や複雑性がスケールアップするとともに、プロジェクトのステークホルダー(プロジェクトオーナー(以下、オーナー)、ユーザ部門、システム、協力会社、ベンダなど)の増加による調整・まとめ事項の増加、タスク自体の増加等に伴い必要工数が増加し、PMが工数不足に陥るためです。そのため、例えば進捗管理や課題管理、ひな室管理などのとりまとめ、ポイント整理、事前調整といった代行可能なPMタスクをサポートするPMOスタッフを充てることになります。PMO導入により、PMタスクをPMとPMO(場合によってはPMO中心)で分担することが可能になり、PMがマネジメントに専念できるようになります。
 また、PMは一般的にSIerやITベンダに任せることも多く、進捗や品質に問題が発生するとPMが開発やシステム構築に専念するために、委託元である自社の役割分担についてまで十分にケアできなくなるケースも発生します。そこで、PMOをPMとユーザ側の中立的な立場に配置し、ユーザ側タスクのマネジメントを通じPMとの橋渡しや調整、時にはコンフリクト解消の機能を果たすことも有効な手段となります。以前は、こうしたPMOの機能をオーナーズコンサルとして対応することが多かったですが、最近ではPMOの役割にオーナーズコンサルの機能も含めて実施するケースが増えてきています。

3.PMOの組織化

PMOも一人で対応することもあれば、PMO組織を組成して対応する場合もあります。大規模プロジェクトでは、PMOの機能を以下のように分担することでPMOの体制も状況に応じて柔軟に編成することが可能になります。
 

  1. PMOアドミニストレータ
    プロジェクト管理タスクのプロセスを円滑に進める役割です。プロジェクトの会議前のデータ収集やメンテナンスなど会議準備と事後のアクション整理、通知通達やチーム間調整事項の共有や展開、PMやオーナーへの報告資料のまとめ、プロジェクトの要員管理などを担当します。
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  3. PMOエキスパート
    プロジェクト管理に必要なプロセス、ルールを策定し、適切に運営できていることを検証、是正する役割です。プロジェクト計画書に従い、各工程やフェーズで必要になる管理タスクとそのプロセス、ルール、ツール類を策定します。
     また、集約した情報の分析や問題点の炙り出しを行い、PMやオーナーに課題やリスクの提言を行ったりします。更には、PMやオーナーの判断・意思決定を踏まえた関係者の調整、フォローまで行います。
    プロジェクトのリスクを低減するための先行指標を定め、これをモニタリングする支援を行うことが重要な役割になってきます。
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  5. PMOマネージャー
    PMOの運営全般を管理、リードする役割です。PMOチーム内の管理、タスク調整、計画・実績管理など、PMOが果たすべきタスクのマネジメントを担います。
     特に、プロジェクトの関係者にPMやオーナーの意思や判断を的確に展開し関係者のベクトルを合わせるために、PMやオーナーとは密接なコミュニケーションを行うことが求められます。

4.PMOに求められるスキル

これまでと視点を変え、PMOに必要なスキルについて以下の4つを上げます。
 

  1. 資格・知識(PMP、情報処理技術者試験、プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格、PMOスペシャリスト認定資格、プロジェクトマネージャ試験、PMBOKの修得等)
  2. コミュニケーションスキル
  3. プレゼンテーションスキル
  4. マネジメントスキル

 
 これらはPMOを行う場合に必要不可欠なスキルですが、PMO以外の業務(通常業務)においてもあるに越したことはないスキルなので、これらを意識して持つことをおすすめします。

5.まとめ

 ここまで、PMOについて解説してきました。PMO=ITプロジェクトという前提で説明しましたが、実はPMOはITのプロジェクトだけではなく、プロジェクトのマネジメントが必要なところでも同様に活用が可能です。勿論、品質管理などはITと生産工場ではそれぞれの専門性があり、適任者を選任してPMOチームを編成する必要があります。事務局などと呼ぶ場合もありますね。
 当社は様々な業種、業務で豊富なPMOの実績があり、プロジェクト特性、課題、リスクなどを踏まえ、それぞれの状況にあわせたPMOのご支援を提供しております。PMOについてご検討の際には、お気軽にご相談ください。

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