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人材DB

1.人材DBとは

人材DBとは、社員の基本情報や人事評価、スキルなどの人材データを集約し、可視化したものです。別名「人事データ」とも呼ばれています。これまでExcelや紙でバラバラに管理していたデータを一元化することで、他のシステムとの連携や、データの出入力を簡単に行うことができるのが特徴です。近年、少子高齢化の影響で生産年齢人口が減少するなか、優秀な人材の確保が難しくなってきていることを背景に、自社が保有する人材を有効活用するため、あらゆるデータを活用するニーズが拡大しています。

2.人材DBを活用する効果

人材DBを活用することで得られる効果には、さまざまなものがあります。

  • 戦略人事への活用
    自社のどこにどのような人材がいるのかを把握することで、人事や経営の課題分析・戦略構想に役立ちます。
  • タレントマネジメント
    人材のスキルやマインドの情報を一元化することで、人材の適所への配置や育成、採用といったタレントマネジメントにも役立ちます。また、優秀な人材を把握し、その人材に対して離職防止(リテンション)を行うこともできます。
  • 働き方改革
    社員一人ひとりの勤怠情報や働き方が把握できることで、長時間労働の抑制や、労働問題の早期発見が可能になり、働き方改革の実現に繋がります。
  • 人事業務の生産性向上
    社員の勤怠や過去の人事評価などの情報をすぐに取り出すことができるため、人事業務を時短・効率化することができます。

3.人材DBの項目

人材DBを構築する際には、以下のような項目の情報を集めます。

  • 社員の氏名、住所などの基本情報
    近年では、ダイバーシティの推進によって、性別の項目を男性/女性に二分せずLGBTQ+に配慮した情報設定を行う企業もあります。
  • 職務内容
    社員が担当している業務内容や、職務の目標、職務実績や職歴などの情報です。
  • 勤怠
    出退勤時刻や、残業時間、休暇などの情報です。
  • 人事評価情報
    過去の人事評価や、上司からのコメントなどです。
  • スキル情報
    社員がどのスキルをどのレベルで保有しているか、スキルマップなどを用いて把握します。
  • マインド情報
    エンゲージメントに関するアンケートや、適正検査などを用いて調査します。

4.人材DBを導入する際のポイント

人材DBを導入する際は、以下のポイントに注意を払うことで、より効果的なものを作ることができます。

  • 人材DB導入の目的を明確にする
    ただデータ量ばかり膨大で活用しきれない人材DBになってしまわないように、導入の目的や活用イメージを明確にしたうえで、必要なデータ項目を定義します。
  • 権限を定義する
    人材DBが扱うデータには、社員の氏名や住所などプライベートな内容や、人事評価などデリケートな内容もあります。項目別に閲覧権限を設けるなど、情報漏えいのリスクを抑える必要があります。
  • 更新の仕組みを整える
    鮮度が重要な情報は、更新を怠ってしまうと活用に繋がりません。人材DBを構築したことで満足してしまわずに、更新の頻度や方法、担当者を定め、定期的に情報が更新される仕組みを作る必要があります。クラウドサービスを用いるのも効果的です。
  • スモールスタートを心がける
    扱うデータ量が膨大になる人材DBは運用方法をしっかりと定める必要があります。まずは少人数のチームや部門単位で人材DBを構築していき、徐々に全社規模へと拡大させるのがベストです。

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